مراحل إجراء المناقصة

وتمر المناقصة بعدة مراحل، وهي

أ. مرحلة النشر والإعلان.

ب. إعداد العطاء وتقديمه.

ج. مرحلة بت العطاءات.

أ . مرحلة النشر والإعلان

نشر وإعلان المناقصة، وتسمى مرحلة طرح العطاء، وهي إحدى المراحل الأساسية للمناقصة، التي تهدف إلى ضمان علم الجميع بها، لكي يتمكن أكبر عدد من المتنافسين من التقدم إليها، مما يؤدي إلى تحقيق المساواة بينهم، ويؤدي، من ثم، إلى اختيار الإدارة لأحسن المتنافسين وأفضل الأسعار وأنسبها، لتحقيق المصلحة العامة، وتحدد القوانين طريق وكيفية نشر وإعلان المناقصات، سواء المناقصات الداخلية أو الخارجية، ويشترط في نشر وإعلان المناقصة عدة أمور، منها:

1.   نوع المناقصة.

2.   آخر موعد لتقديم العطاءات.

3.   الأصناف المطلوب توريدها، أو الأعمال المطلوب تنفيذها.

4.   المقابل النقدي للنسخة، التي تتضمن شروط العطاء وقوائم الأصناف أو الأعمال وملحقاتها، والجهة التي يمكن استلامها منها، وآخر موعد لاستلامها.

5.   الجهة التي تقدم إليها العطاءات.

6.   موعد فتح المظاريف.

7.   أن يكون إعلان المناقصة بالنشر في وسيلة نشر مناسبة، وبعدد المرات التي نص عليها القانون، على أن يراعى، في كل ما سبق، ما نص عليه قانون المناقصات والمزايدات.

* ويجب على كل جهة قبْل إعلان المناقصات، أن تعد كراسة خاصة بشروط العطاءات وقوائم الأصناف أو الأعمال وملحقاتها، ويتم طبعها وختمها واعتمادها وتوزيعها على من يطلبها، وفقاً للقواعد، وبالثمن الذي تحدده الجهة الإدارية.

*  وتترجم كراسة الشروط والقوائم والمواصفات، في حالة المناقصات الخارجية، مع ذكر أن النص العربي هو المعول عليه، في حالة الخلاف أو الالتباس في مضمونها.

*  وفي حالة إلغاء المناقصة، قبْل الموعد المحدد لفتح المظاريف، يرد إلى المشتري ثمن كراسة الشروط والقوائم والمواصفات وملحقاتها، بناء على طلبه، وذلك بشرط أن يعيدها كاملة إلى الجهة المختصة.

ب. مرحلة إعداد العطاءات وتقديمها

على مقدم العطاء أن يراعي بعض الأمور في عطائه، لكي يكون صحيحاً. منها ما أشارت إليه المادة 54، ولائحة المناقصات المصرية، والتي تتشابه معها كثير من القوانين واللوائح في الدول العربية، ومنها:

(1) يكون سعر الوحدة، في كل صنف، بحسب العدد أو الوزن أو المقاس، أو غير ذلك من المعايير المثبتة في قائمة الفئات، وأن تكون هذه الأسعار شاملة، وتغطي جميع المصروفات والالتزامات، أياً كان نوعها، بالنسبة إلى كل بند من البنود. وكذلك تشمل القيام بإتمام جميع الأعمال وتسليمها لجهة الإدارة، والمحافظة عليها، أثناء مدة الضمان، طبقاً لشروط العقد، بصرف النظر عن تقلبات السوق والعملة والتعريفة الجمركية وغيرها من الرسوم الأخرى. ويجب أن تكون قائمة الأسعار مؤرخة، وموقعة من مقدم العطاء. ويراعى، عند وضع الأسعار بالعطاء، أن يكون توريد الأصناف في المواعيد، والأماكن المبيّنة في قائمة الأسعار.

(2)  وإذا سكت مقدم العطاء، في مناقصات توريد الأصناف، عن تحديد سعر صنف من الأصناف المطلوب توريدها بقائمة الأسعار المقدمة منه، فيُعَدّ ذلك امتناعاً منه عن الدخول في المناقصة، بالنسبة إلى هذا الصنف. أما في مقاولات الأعمال، فلجهة الإدارة ـ مع الاحتفاظ بالحق في استبعاد العطاء ـ أن تضع للبند، الذي سكت مقدم العطاء عن تحديد فئته، أعلى فئة لهذا البند في العطاءات المقدمة، وذلك للمقارنة بينه وبين سائر العطاءات. فإذا أرسيت عليه المناقصة، فيُعَدّ أنه ارتضى المحاسبة على أساس أقلّ فئة لهذا البند في العطاءات المقدمة، من دون أن يكون له حق المنازعة في ذلك.

(3)  لا يجوز لمقدم العطاء شطب أي بند من بنوده، أو المواصفات الفنية، أو إجراء أي تعديل فيها. وإذا رغب في وضع اشتراطات خاصة، أو إجراء تعديلات، عليه أن يرسلها في كتاب مرافق لعطائه، على أن يشير إلى هذا الكتاب في العطاء نفسه، أو أن يصل هذا الكتاب، قبْل فتح المظاريف.

(4)  ويبيّن في قائمة الأسعار، ما إذا كان الصنف مصنوعاً في داخل البلد أو في الخارج. ويترتب على عدم  صحة هذه البيانات، كلها أو بعضها، رفض الصنف، علاوة على شطب اسم مقدم العطاء من بين متعهدي الحكومة.

(5)  يرفق بالعطاء، وخاصة في مقاولات الأعمال، بيان بسابقة الأعمال، يوضح فيه قيمة الأعمال، التي تم تنفيذها للهيئات العامة والحكومة، ونوعها وقيمتها وتاريخها.

(6)  يكون العطاء عن توريد الأصناف، حسب عينات جهة الإدارة النموذجية والمواصفات والرسومات المعتمدة، التي يجب على مقدم العطاءات الاطلاع عليها، ويُعَدّ تقديمه العطاء إقراراً منه باطلاعه عليها. ويتولى التوريد طبقا لها، ولو رافقت عطاءه عينات أخرى. ويكون لمقدمي العينات الحق في استردادها، في مدى أسبوعين من تاريخ إبلاغهم رفضها، في كتاب موصى عليه، وإلا أصبحت ملكاً للحكومة، من دون مقابل.

(7) يبقى العطاء نافذ المفعول، وغير جائز الرجوع فيه، من وقت تصديره بمعرفة مقدم العطاء، بغضّ النظر عن ميعاد استلامه بمعرفة جهة الإدارة، حتى نهاية مدة سريان العطاء، المعيّنة في استمارة العطاء المرافقة للشروط. وإذا سحب مقدم العطاء عطاءه، قبْل الميعاد  المعين لفتح المظاريف، فيصبح التأمين المؤقت، المودع، حقاً للجهة، من دون الحاجة إلى إنذار أو الالتجاء إلى القضاء، أو أتحاذ أي إجراءات، أو إقامة الدليل على حدوث ضرر. وعند انقضاء مدة سريان العطاء، يجوز لمقدمه استرداد التأمين المؤقت، وفي هذه الحالة، يصبح العطاء ملغى وغير نافذ المفعول. فإذا لم يطلب ذلك عُدَّ قابلاً استمرار الارتباط بعطائه، إلى أن يصل إلى جهة الإدارة إعلام منه بسحب التأمين المؤقت، وعدوله عن عطائه.

(8) يجب أن يكون مقدم العطاء مقيماً في الدولة، أو أن يكون له وكيل فيها، وإلا وجب عليه أن يبّين في عطائه، الوكيل المعتمد منه في الدولة، فيما لو رست علية المناقصة، وأن يبيّن في عطائه، العنوان الذي يمكن مخابرته فيه، ويُعَدّ إعلانه صحيحاً. وإذا كان العطاء مقدماً من وكيل عن صاحب العطاء، فعليه أن يقدم معه توكيلاً مصدقاً عليه من السلطات المختصة، إضافة إلى كافة البيانات والمستندات، التي يجب عليه تقديمها، وفقاً لأحكام القوانين والقرارات التي تنظم ذلك.

(9) كل عطاء مقدم من شركة، يجب أن ترافقه صورة رسمية، من عقد تأسيسها ومن قانونها النظامي. وعند تقديم عطاء من منشأة تجارية، لأكثر من شخص واحد، يجب أن ترافقه صورة رسمية من عقد المشاركة. وإذا كان العطاء مقدماً من شخص، طبيعي أو معنوي، فيجب أن ترافق العطاء صورة من بطاقته الضريبية، أو شهادة الزكاة والدخل.

(10) تكون العطاءات المقترنة بتسهيلات ائتمانية من مقدمي العطاءات، في الحسبان، عند بت أولوية العطاءات.

وبعد مرحلة الإعداد، يقدم العطاء موقع من صاحبه على نموذج العطاء، المختوم بخاتم جهة الإدارة، ويسلم لجهة الإدارة، في مظروف مغلق، مختوم بالشمع الأحمر، موضح عليه عطاء عن (...) جلسة (…). ويجب أن تصل العطاءات إلى جهة الإدارة في ميعاد، غايته الميعاد المحدد في الإعلان. ولا يعتد بالعطاءات المقدمة بعد هذا الميعاد، أياً كانت أسباب التأخير.

وقد أوجبت معظم قوانين المناقصات والمزايدات، في كثير من الدول، وجوب أن يقترن العطاء بتأمين، لضمان جدية مقدم العطاء في تقديم عطائه. ومثاله ما أوجبه القانون المصري، من أن يقدم مع كل عطاء تأمين مؤقت، لا يقلّ عن 1% من قيمة العطاء في مقاولات الأعمال، ولا يقلّ عن 2% من قيمة العطاء فيما عدا ذلك.

قد تنص بعض القوانين على إعفاء بعض الجهات والهيئات الحكومية والجمعيات، من تقديم التأمين المؤقت، والنهائي. وتحدد القوانين واللوائح كيفية أداء التأمين، والإجراءات الواجب اتباعها في هذا الشأن.

وقد نصت المادة (2/د) من نظام تأمين مشتريات الحكومة السعودي على وجوب أن "يقدّم مع العرض ضمان ابتدائي يتراوح ما بين 1، 2%  من قيمته وفقاً لما تحدده الشروط والمواصفات، ولا يلزم تقديم هذا الضمان في حالة الشراء المباشر أو العروض المفتوحة.

كما حدد النظام السعودي أشكال الضمانات، التي يجب على مقدم العطاء أو العرض، أن يقدم إحداها، طبقاً لتعميم وزارة المالية الرقم 17/5373 (انظر ملحق "نص تعميم وزارة المالية السعودية الرقم 17/5373"، والذي فيه نص تعميم وزارة المالية السعودية الرقم 17/5373. اُنظر أيضاً ملحق "نص تعديل المادة 9 من اللائحة التنفيذية الرقم 17/1486" الخاص بالقرار الوزاري الرقم 17/1486 الخاص بتعديل المادة (9) من اللائحة التنفيذية للنظام)، الصادر في 25/3/1398هـ، وهي:

* خطاب ضمان من أحد المصارف المحلية.

* خطاب ضمان مقدم من مصرف في الخارج، يقدم بوساطة مصرف يعمل في المملكة.

* تعهد صادر من إحدى شركات التأمين المتخصصة، التي تعتمدها مؤسسة النقد العربي السعودي. واشترط التعميم أن يكون الضمان المقدم سارياً حتى تاريخ بت العروض، بشرط أن يكون واجب الدفع عند أول طلب، ومن دون حاجة إلى حكم قضائي، أو قرار من هيئة تحكيم. وهذا عام لجميع التأمينات، سواء ابتدائية كانت أو نهائية. ولم يجِز التعميم تقديم الضمان مشروطاً، أو في شكل حوالة مصرفية أو نقداً، حيث إن الحوالة أداة وفاء، وليست أداة ائتمان، كما أن الضمان النقدي، يؤدي إلى إمكانية إفشاء سرية المناقصة، لأنه نسبة من قيمة العرض.

ج. مرحلة بت العطاءات

يكون بت المناقصات إما من طريق لجنتين، تقوم إحداهما بفتح المظاريف، والأخرى ببت المناقصة، وإما من طريق لجنة واحدة، لفتح المظاريف وبت العطاء.

ويصدر بتشكيل لجان فتح المظاريف ولجان البت، قرار من السلطة المختصة. على أن يراعى في تشكيلها أهمية التعاقد وقيمته. وعلى أن تضم تلك الجان عناصر فنية ومالية وقانونية. ويجوز للجان البت، أن تعهد إلى لجان فرعية، تشكلها من بين أعضائها، بدراسة النواحي  المالية والفنية في العطاءات المقدمة، ومدى مطابقتها للشروط المعلنة. كما يجوز أن يعهد إلى تلك الجان التحقق من استيفاء شروط الكفاية المالية، والمقدرة الفنية، وحسن السمعة، لدى مقدمي العطاءات. وللجنة البت، أن تضم إلى عضوية تلك اللجان، مَن ترى الاستعانة برأيهم، من أهل الخبرة.

وتقدم اللجان الفرعية تقريراً بنتيجة أبحاثها وتوصياتها، إلى لجنة البت. ولهذه اللجنة عدم الأخذ بهذه التوصيات، في قرار مسبب تصدره.

وباستعراض قوانين بعض الدول العربية، نجد أن:

1. القانون المصري يأخذ بنظام اللجنتين، حيث تنص المادة 12 من القانون الرقم 9 لسنة 1983، في شأن المناقصات والمزايدات، على أن "يكون بت المناقصات بأنواعها عن طريق لجنتين، تقوم إحداهما بفتح المظاريف، والأخرى بالبت في المناقصة".
2. وقد نص نظام تأمين مشتريات الحكومة السعودي على تشكيل لجنتين إحداهما لفتح المظاريف والأخرى لبت العطاءات وتسمى لجنة فحص العروض. حيث تنص المادة (2/هـ) من النظام على أن:

"يتم فتح العروض المودعة بمظاريف مختومة بمعرفة لجنة تنعقد في الميعاد المحدد لفتح المظاريف، وتعلن على من حضر من المتنافسين أو مندوبيهم الأسعار الواردة في العروض، وتشكل لجنة فتح المظاريف من ثلاثة أعضاء على الأقل يرأسهم موظف لا تقل مرتبته عن العاشرة".

كما تنص المادة (5/أ) على:

"     تشكيل لجنة أو أكثر من ثلاثة أعضاء على الأقل في كل وزارة أو مصلحة لفحص العروض، ويرأس هذه اللجنة موظف لا تقل مرتبته عن المرتبة الثانية عشرة لتقديم توصياتها بتقرير من فنيين متخصصين".

3. والقانون الكويتي يأخذ بنظام اللجنة الواحدة، حيث تنص المادة الأولى من القانون الرقم 37 لسنة 1964، في شأن المناقصات، على أن "تشكل لجنة للمناقصات العامة، تسمى"لجنة المناقصات المركزية"، تلحق بمجلس الوزراء. وتختص هذه  اللجنة بتلقي العطاءات، التي تقدم في المناقصة العامة، والبت فيها، وإرساء المناقصة على أصلح عطاء".

4. وفي القانون البحريني والقانون السوري، تتولى لجنة واحدة فتح المظاريف وبت المناقصة.

تنقسم عملية بت العطاءات إلى عدة مراحل، هي:

1. مرحلة فتح المظاريف.
2. مرحلة أعمال لجنة البت، واعتماد توصيتها أو قرارها.
3. مرحلة إبرام العقد

1. مرحلة فتح المظاريف

تشكيل لجنة فتح المظاريف، برئاسة موظف، تتناسب وظيفته ودرجته مع أهمية المناقصة، ومن عدة أعضاء، يكون من بينهم مدير القسم المختص، وموظف فني لمقاولات الأعمال.

ويتعين، قبْل موعد اجتماع لجنة فتح المظاريف، ندب موظف ليتسلم العطاءات، التي وردت إلى قسم الوارد وإلى القسم المختص. كما يجب على قسم الوارد القيام بالتسليم الفوري لما يرد إليه من عطاءات، إلى لجنة فتح المظاريف، صباح اليوم المحدد لفتحها، وحتى الساعة الثانية عشرة، ظهراً، موعد فتح المظاريف.

ويقوم رئيس لجنة فتح المظاريف بفتح صندوق العطاءات، في الساعة الثانية عشرة ظهراً، في اليوم المعين لفتحها، كآخر موعد لتقديم العطاءات، وعليه اتخاذ ما يلي:

1.   إثبات الحالة التي وردت عليها العطاءات، بعد التحقق من سلامة الأختام.

2.   إثبات عدد المظاريف، في محضر فتح المظاريف.

3.   فض العطاءات بالتتابع. وكل عطاء يفتح مظروفه، يضع رئيس اللجنة عليه، وعلى مظروفه، رقماً متسلسلاً على هيئة كسر اعتيادي بسطه رقم العطاء، ومقامه عدد العطاءات الواردة.

4.   ترقيم الأوراق المكون منها العطاء، وإثبات عدد تلك الأوراق.

5.   قراءة اسم مقدم العطاء، والأسعار، وإجمالي قيمة العطاء، على الحاضرين  من مقدمي العطاءات أو مندوبيهم.

6.   إثبات جملة العطاءات بالتفقيط، وقيمة التأمين المؤقت المقدم.

7.   توقيعه وتوقيع أعضاء اللجنة، العطاء، ومظروفه، وكل ورقة من أوراقه، على أن تثبت هذه البيانات في السجل المعد لذلك.

8.   التأشير بدائرة حمراء حول كل قشط أو تصحيح، مع وضع خط أفقي، قرين كل صنف لم يوضع له سعر بالعطاء، والتأشير عليه. ويجب إثبات كل تصحيح وضع حوله دائرة حمراء بمحضر لجنة فتح المظاريف، مع بيان ما بداخل الدائرة الحمراء تفصيلاً.

9.   تفقيط الأرقام غير المفقطة بالحبر الأحمر.

10. توقيعه وتوقيع أعضاء اللجنة جميع هذه التأشيرات.

11. توقيعه وتوقيع جميع أعضاء اللجنة محضر اللجنة، بعد إثبات كافة الخطوات المتقدمة.

12. تسليم التأمينات لمندوب الحسابات، بعد توقيعه بالاستلام محضر فتح المظاريف، كما يوقع رئيس الحسابات، في اليوم نفسه أو في اليوم التالي على الأكثر، بما يفيد مراجعته للتأمينات الواردة فيها وبأنها قيدت في الحساب المختص.

13. إرفاق العطاءات، وجميع الأوراق الخاصة والمظاريف، التي وردت فيها، بمحضر اللجنة، وتسليمها لمدير المشتريات، أو لنائبه، أو لرئيس القسم المختص، وذلك لحفظها في خزانة مقفلة.

14. مراجعة العينات، المقدمة من مقدمي العطاءات، على الكشف الذي دونت فيه هذه العينات عند ورودها، بعد التأكد  من سلامة أختامها وأغلفتها. ويوقعها رئيس اللجنة مع جميع أعضائها، كما يوقعون العينات، التي ترد داخل مظاريف العطاءات، بعد إثباتها في كشف خاص. وتسلم العينات جميعاً لمدير المشتريات، أو نائبه، أو رئيس القسم المختص، حسب الحال، أسوة بأوراق العطاءات.

15. يجب أن تتم اللجنة عملها بأكمله في الجلسة نفسها.

16. لا يلتفت إلى أي عطاء، أو تعديل فيه، يرِد بعد الموعد المعين لفتح المظاريف، ولو كان مرسلاً من مقدم العطاء في تاريخ سابق لفتح المظاريف. على أن يراعى تقديمه فور وصوله إلى رئيس اللجنة لفتحه، والتأشير عليه بساعة وتاريخ وروده. ثم يدرج في كشف العطاءات المتأخرة. ومع ذلك، يجوز للسلطة المختصة، بعد موافقة لجنة البت، النظر في التجاوز عن التأخير، في الحالات التي ترِد فيها العطاءات، المرسلة بطريق البريد، قبْل انتهاء لجنة فتح المظاريف من عملها. وبشرط أن يكون التأخير لأسباب خارجة عن إرادة صاحب العطاء. وأن يكون العرض المتأخر في مصلحة الخزانة. أما إذا ورد العطاء بعد انفضاض لجنة فتح المظاريف، فلا يجوز قبوله. وفي جميع الأحوال، يعمل بأي خفض في الأسعار الواردة في العطاء، يصل إلى اللجنة قبل انتهاء الميعاد المعين لفتح المظاريف.

تتولى إدارة المشتريات، أو القسم المختص، فرز عينات كل صنف، وقيدها في السجل الخاص بالعينات. ويجب أن يبّين في هذا السجل تاريخ المناقصة ونوعها. وعلى مدير المشتريات، أو رئيس القسم، أن يرسل، فوراً، أو في خلال اليومين التاليين على الأكثر، لتاريخ فتح المظاريف، ما يقتضي إرساله منها إلى المعمل الفني الحكومي أو الجهة الفنية المختصة، حتى يتسنى إجراء التحليل المطلوب، على وجه السرعة. وعند ورود التقارير المتعلقة بها، تدون جميع البيانات في السجل المذكور أمام كل عينة، ليعرض على لجنة البت.

يكلف موظف مسؤول أو أكثر بمراجعة العطاءات، قبْل تفريغها، مراجعة حسابية تفصيلية، وتوقيعها بما يفيد هذه المراجعة، وإذا وجد اختلاف بين سعر الوحدة وإجمالي سعر الوحدات، يعول على سعر الوحدة. ويؤخذ بالسعر المبيّن بالتفقيط، في حالة وجود اختلافات بينه وبين السعر المبيّن في الأرقام. وتكون نتيجة هذه المراجعة هي الأساس، الذي يعول عليه في تحديد قيمة العطاء وترتيبه.

وإذا شكا مقدم العطاء حصول خطأ مادي في عطائه فيكون الفصل في الشكوى بمعرفة السلطة المختصة، التي يحددها القانون.

يكلف مدير المشتريات، أو رئيس القسم المختص، موظفاً أو أكثر، تحت إشرافه، لتفريغ العطاءات على الاستمارة المعدة لذلك. وتعمل مطابقة للعطاءات على كشوف التفريغ، ثم تقدم إلي لجنة البت.

يجوز لمقدم العطاء، أو مندوبه، أن يحضر جلسة فتح المظاريف، في الموعد المحدد لذلك، لسماع قراءة أسعار العطاءات المقدمة.

2. مرحلة لجنة البت واعتمادها

يكون تشكيل لجان البت بقرار من سلطة الاعتماد المختصة، على أن تتناسب وظائف الأعضاء وخبراتهم مع أهمية موضوع التعاقد.

على لجنة البت أن تتأكد من مطابقة كشوف التفريغ للعطاءات نفسها. وعليها أن تفحص العينات والفئات، وتقارن بعضها ببعض. ويجب عليها أن تبيّن، بالتفصيل الكافي، على كشف تفريغ العطاءات، أوجُه النقص والمخالفة للشروط أو المواصفات في العطاءات، التي رأت عدم الأخذ بها.

وعلى اللجنة تدوين مناقشاتها في محضر، يثبت في سجل خاص. وترافق أوراق المناقصة صورة من المحضر مؤشراً عليها من رئيس اللجنة، بما يفيد مطابقتها للأصل.

يجب عند بت العطاءات، أن تسترشد اللجنة بالأثمان الأخيرة، السابق التعامل بها، محلياً أو خارجياً. ويجب بيان هذه الأثمان في كشف التفريغ، مع ذكر تاريخ التعامل. كما يجب، كذلك، الاسترشاد بأسعار السوق. ويقع على عاتق إدارة المشتريات مسؤولية الحصول على هذه الأسعار.

وعلى اللجنة، إذا رأت إلغاء المناقصة، وإعادتها، لارتفاع الأسعار، أن يكون ذلك بقرار مسبب تفصيلاً، وأن ترافق أوراق المناقصة الملغاة أوراق المناقصة الجديدة.

ويجب حساب الأسعار على قاعدة واحدة، هي قاعدة تسليم الأصناف في مخازن الجهة الإدارية، خالصة جميع المصروفات والرسوم، مع مراعاة أسعار النقد الأجنبي، ومصاريف تحويل العملة وغيرها، حتى يمكن عمل مقارنة دقيقة بين العطاءات.

تجري المفاوضة وبت نتيجتها، وفقاً لأحكام قانون تنظيم المناقصات والمزايدات، بقرار من السلطة المختصة بالاعتماد، بعد موافقة لجنة البت، على أنه إذا اختلف رأي لجنة البت أو رأي أغلبيتها مع رأي رئيس الإدارة المركزية، أو المدير العام المختص، حول استبعاد بعض العطاءات أو اعتبار العطاء أصلح العطاءات لإرساء العطاءات على مقدمه، أو إجراء، أو عدم إجراء المفاوضة، أو غير ذلك ـ فيعرض الأمر على السلطة الأعلى مباشرة لبته نهائياً.

أما إذا اختلف أعضاء اللجنة في الرأي، فيجب إثبات أوجُه الخلاف في المحضر. ويكون الفصل في ذلك للسلطة التي لها حق اعتماد نتيجة المناقصة. وفي حالة الاختلاف في الرأي مع المندوب الفني، فيجوز لرئيس اللجنة، أن يطلب مندوباً آخر للانضمام إلى المندوب الأول، للاسترشاد برأيه. فإذا اتفق رأياهما يؤخذ بهما. وإن اختلفا، يعرض الأمر على رئاساتهما، لترجيح أحد الرأيين.

بعد ذلك، ترفع لجنة البت توصياتها، موقعة من جميع أعضائها، ومن رئيسها، للاعتماد من السلطة المختصة.

وتلغي المناقصة في الحالات، التي ينص عليها القانون، وبقرار من السلطة المختصة. كما يجوز، بموافقة تلك السلطة، قبول العطاء الوحيد، بشرط أن تكون حاجة العمل، لا تسمح بإعادة طرح المناقصة، أو ألا تكون ثمة فائدة ترجى من إعادتها، أو أن يكون العطاء الوحيد مطابقاً للشروط، ومناسباً من حيث السعر.

يجب على مدير المشتريات إعلام مقدمي العطاءات، الذين قبلت عطاءاتهم، بنتيجة المناقصة. وإبلاغهم إيداع التأمين النهائي، خلال المدة المحددة، وكذلك الحضور لتوقيع العقود. كما يجب إعلام مقدمي العطاءات، التي تم استبعادها، أو غير المقبولة، بأسباب الاستبعاد، أو عدم القبول. ويردّ التأمين المؤقت إلى أصحاب العطاءات غير المقبولة، بغير توقف على طلب. ويجب الاحتفاظ بالتأمين النهائي بأكمله، إلى أن يتم تنفيذ العقد بصفة نهائية، طبقاً للشروط.

وتنص المادة (7/أ) من نظام تأمين مشتريات الحكومة السعودي على وجوب أن يقدم من يتعاقد مع الحكومة ضماناً نهائياً بواقع (5%)من قيمة العقد.

وتنص المادة (7/ب) من النظام على أنه: لا يلزم تقديم الضمان النهائي في حالات التعاقد على الأعمال الاستشارية أو الشراء المباشر وشراء قطع الغيار.

ونصت المادة (7/ج) على جواز تخفيض الضمان النهائي في عقود التشغيل والصيانة تدريجياً حسب تنفيذ الأعمال شريطة ألاّ يقل عن الضمان اللازم لقيمة الأعمال المتبقية من العقد.

3. مرحلة إبرام العقد

بعد إعلام مقدمي العطاءات، الذين قبلت عطاءاتهم، بنتيجة المناقصة، يحرر عقد بتوريد الأصناف، أو تنفيذ الأعمال، أو النقل، أو الخدمات المعلنة في مناقصات عامة، وتسلم نسخة للمتعهد.

4. تنفيذ العقد

تبدأ المدة المحددة للتوريد، من اليوم التالي لإعلام المتعهد بقبول عطائه، إلا إذا اتفق على خلاف ذلك. وتبدأ المدة المحددة لتنفيذ عقود الأعمال، من التاريخ الذي يسلم فيه الموقع للمقاول، ويكون التسليم بموجب محضر، يوقع من الطرفين.

إذا أخل المتعاقد بأي شرط من شروط العقد، كان للجهة المتعاقدة الحق في فسخ العقد، أو تنفيذه على حسابه. ويتقرر الفسخ أو التنفيذ على الحساب، بقرار من السلطة المختصة بالاعتماد.

ولا يجوز للمتعهد أو المقاول، النزول عن العقد أو عن المبالغ المستحقة له، كلها أو بعضها. ومع ذلك، يجوز أن يتنازل عن تلك المبالغ لأحد المصارف. ويكتفى، في هذه الحالة، بتصديق المصرف، ويبقى المتعهد أو المقاول مسؤولاً عن تنفيذ العقد، ولا يخل قبوله نزوله عن المبلغ المستحق له بما يكون لجهة الإدارة قبْله من حقوق. ومع ذلك، يجوز للمقاول أن يستعين بمقاول من الباطن، لتنفيذ بعض الأعمال الواردة في العقد، بشرط موافقة الجهة المتعاقدة على ذلك.

إذا توفي المتعهد أو المقاول، جاز لجهة الإدارة فسخ العقد، مع رد التأمين، إذا لم يكن لهذه الجهة مطالبات قبل المتعهد، أو السماح للورثة بالاستمرار في تنفيذ العقد، بشرط أن يعينوا عنهم وكيلاً، بتوكيل مصدق على التوقيعات فيه. وإذا كان العقد مبرماً مع أكثر من متعهد أو مقاول، وتوفي أحدهم، فيكون لجهة الإدارة الحق في إنهاء العقد، مع رد التأمين، أو مطالبة باقي المتعهدين بالاستمرار في تنفيذ العقد.

ويحق للجهات الإدارية تعديل كميات أو حجم عقودها، بالزيادة أو بالنقص، في حدود (15%) في عقود التوريد، و (30%)  في عقود توريد الأغذية، و(25%) في عقود الأعمال، بالشروط والأسعار عينها، من دون أن يكون للمتعاقد مع هذه الجهات الحق في المطالبة بأي تعويض عن ذلك. ويجوز بقرار من السلطة المختصة، وبموافقة المتعاقد، تجاوز الحدود الواردة في الفقرة السابقة، في حالات الضرورة الطارئة، بشرط ألا يؤثر في أولوية المتعاقد في ترتيب عطائه، ووجود الاعتماد المالي اللازم.

وطبقاً لنص المادة (25) من نظام تأمين مشتريات الحكومة السعودي فانه يجوز للجهة الإدارية أن تزيد التزامات التعاقد في حدود (10%) من قيمة العقد أو تنقص التزامات المتعاقد في حدود(20%) من قيمة العقد. (اُنظر ملحق "تعميم رئاسة مجلس الوزراء الخاص بتخفيض النسبة التي يجوز للجهة الإدارية أن تزيدها في قيمة العقود التي تبرمها بحيث تصبح 10% بدلا من 20%" والذي فيه نص تعميم من مجلس الوزراء السعودي رقم 21909 وتاريخ 15/9/1403 بشأن تعديل نسبة زيادة التزامات المتعهد والمقاول إلى 10% فقط).

ويلتزم المقاول باتّباع جميع القوانين واللوائح، الحكومية والمحلية، ذات الصلة بتنفيذ موضوع التعاقد. ويلتزم المقاول، كذلك، باتخاذ كل ما يكفل منع الإصابات، أو حوادث الوفاة للعمال أو أي شخص آخر، أو الإضرار بممتلكات الحكومة أو الأفراد. وفي حالة إخلاله بتلك الالتزامات، يكون لجهة الإدارة الحق في تنفيذها على نفقته. ويجب على المقاول أن يهيئ مكاناً صالحاً لتخزين المواد القابلة للتلف بسبب العوامل الجوية.

والمقادير والأوزان، الواردة في جدول الفئات، هي مقادير وأوزان تقريبية، قابلة للزيادة والنقص، تبعاً لطبيعة العملية، والغرض منها هو بيان مقدار العمل بصفة عامة. والأثمان التي تدفع إلى المقاول، تكون على أساس الكميات التي تنفذ فعلاً. ويُعَدّ المقاول مسؤولاً عن التحري بنفسه عن صحة المقادير والأوزان.

ويلتزم المقاول بإنهاء الأعمال، موضوع التعاقد، لتكون صالحة تماماً للتسليم المؤقت في المواعيد المحددة. فإذا تأخر، جاز للسلطة المختصة بالاعتماد، إذا اقتضت المصلحة العامة، إعطاؤه مهلة إضافية لإتمام التنفيذ، على أن توقع به غرامة عن المدة، التي يتأخر فيها إنهاء العمل، بعد الميعاد المحدد، إلى أن يتم التسليم المؤقت. ولا يدخل في حساب مدة التأخير مدد التوقف، التي يثبت لجهة الإدارة نشوؤها عن أسباب قهرية. ويكون توقيع الغرامة بالنسب والأوضاع، التي يحددها القانون.

وتنص المادة (9/أ) من نظام تأمين مشتريات الحكومة السعودي على توقيع غرامة تأخير على المتعاقد مع الحكومة لا يجوز أن تزيد في مجموعها على 4% من قيمة عقود التوريد ولا على 10% من قيمة عقود الأشغال العامة أو عقود التشغيل والصيانة أو عقود الأعمال الاستشارية وفقاً لما يحدده العقد واللائحة التنفيذية ، ما لم يكن التأخير ناتجاً عن قوة قاهرة أو حادث طارئ أو بسبب لا دخل لإدارة المتعاقد مع الحكومة فيه.

وتوقع الغرامة، بمجرد حصول التأخير، ولو لم يترتب عليه أي ضرر، دون الحاجة إلى أي تنبيه أو إنذار.

وإذا أخل المقاول بأي شرط من شروط العقد، أو أهمل، أو أغفل القيام بأحد التزاماته المقررة، ولم يصلح ذلك، خلال المدة التي يحددها القانون، كان لرئيس للسلطة المختصة، اتخاذ أحد الإجراءين التاليين، وفقاً لما تقتضيه المصلحة العامة:

( أ )  فسخ العقد، مع مصادرة التأمين، المستحق وقت الفسخ. والحصول على جميع ما تستحقه الجهة الإدارية من غرامات، أو تعويضات عما يلحق بها من ضرر.

( ب) سحب العمل من المقاول، وتنفيذه على حسابه، من طريق المناقصة العامة، أو المناقصة المحدودة، أو المناقصة المحلية، أو الممارسة، في حدود أحكام قانون تنظيم المناقصات والمزايدات، مع مصادرة التأمين النهائي، المستحق على المقاول وقت سحب العمل، والحصول على جميع ما تستحقه الجهة الإدارية من غرامات وتعويضات، واسترداد جميع ما تكبدته من مصروفات وخسائر، زيادة على قيمة العقد، نتيجة لسحب العمل. وفي حالة سحب العمل، كله أو بعضه، من المقاول، يحرر كشف بالأعمال التي تمت، وبالآلات والأدوات التي استحضرت، والمهمات التي تكون لم تستعمل، والتي يكون قد وردها المقاول بمكان العمل. وفي هذه الحالة، يعلم المقاول بنتيجة الجرد.

ويجوز، بموافقة الجهة الإدارية المتعاقدة، وعلى مسؤوليتها، أن يصرف للمقاول دفعات تحت الحساب، تبعاً لتقدم العمل.

وتنص المادة (8/أ) من نظام تامين مشتريات الحكومة السعودي على أنه "يجوز للجهة الحكومية أن تدفع للمتعاقد معها دفعة مقدمة من استحقاقه في حدود 20% عند التوقيع على العقد مقابل خطاب ضمان مساوٍ لهذه القيمة، وتحسم هذه الدفعة على أقساط طبقاً للمستخلصات".

على المقاول، لدى إتمام العمل، أن يخلي الموقع من جميع المواد والأتربة والبقايا، وأن يمهده، وإلا كان لجهة الإدارة الحق، بعد إعلامه إزالة الأتربة على حسابه، ويُعلم، عندئذٍ، بالموعد المحدد لإجراء المعاينة، ويحرر محضر التسليم المؤقت، بعد إتمام المعاينة، ويوقعه كل من المقاول، أو مندوبه الموكل بذلك. وبعد إتمام التسليم المؤقت، يردّ للمقاول ما زاد من قيمة التأمين النهائي على النسبة المحددة من قيمة الأعمال التي تمت فعلاً.

يضمن المقاول الأعمال، موضوع العقد، وحسن تنفيذها على الوجه الأكمل، لمدة سنة واحدة من تاريخ التسليم المؤقت.

وتنص المادة (30) من نظام تأمين مشتريات الحكومة السعودي على ضمان المقاول لما يحدث من تهدم كلي أو جزئي لما أنشأه خلال عشر سنوات من تاريخ تسليمه إياه للجهة الإدارية متى كان ذلك ناشئاً عن عيب في التنفيذ، ما لم يكن المتعاقدان قد اتفقا على بقاء المنشآت لمدة تقل عن عشر سنوات.

وعند تمام التسليم النهائي، يدفع إلى المقاول ما قد يكون مستحقاً له من مبالغ. ويرد إليه التامين النهائي، أو ما تبقى منه.

يلتزم المتعهد بتوريد الأصناف المتعاقد عليها في الميعاد أو المواعيد المحددة، خالصة جميع المصروفات والرسوم، ومطابقة لأمر التوريد، وللمواصفات أو العينات المعتمدة. وعلى أمين مخزن الاستقبال، فور تسلمه الأصناف الموردة، إعلام رئيس لجنة الفحص بذلك، لاتخاذ اللازم.

وتقوم لجنة الفحص بفحص نسب مئوية مختلفة، تحدد بمعرفتها، وتحت مسؤوليتها، حسب أهمية الصنف، على أن تكون العينة ممثلة للصنف. وتُعَدّ اللجنة مسؤولة عن مطابقته، من جميع الوجوه، للمواصفات وللعينة.

ويُعَدّ قرار اللجنة، بقبول أو رفض الأصناف، نهائياً. وذلك بمجرد اعتماده من السلطة المختصة بالاعتماد.

وإذا رفضت لجنة الفحص صنفاً أو أكثر، من الأصناف الموردة، أو وجد فيها نقص، أو مخالفة للمواصفات أو العينات المعتمدة، يعلم المتعهد بذلك، وبأسباب الرفض، وبوجوب سحب الأصناف المرفوضة، وتوريد بديل منها. ويلتزم المتعهد بسحب الأصناف المرفوضة. فإذا تأخر في سحبها، يكون لجهة الإدارة الحق في تحصيل مصروفات تخزين، عن كل أسبوع تأخير. وبعد انتهاء المدة، يكون لجهة الإدارة الحق في أن تتخذ إجراءات بيعها، فوراً، وأن تقتطع من الثمن ما يكون مستحقاً لها. ويكون البيع وفقاً لأحكام هذه اللائحة. ويصرف للمتعهد ثمن الأصناف الموردة للمتعهد.